Privacy regelement OSV Tyros

Versie 1.4, augustus 2019
Deze verklaring geeft aan de leden duidelijkheid over de manier waarop OSV Tyros voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. De essentie

OSV Tyros:

  • vraagt alleen gegevens die echt nodig zijn;
  • verstrekt alleen gegevens aan degene die de gegevens nodig heeft;
  • regelt een voldoende beveiliging;
  • wist op tijd de informatie;
  • zorgt dat leden weten hoe we met de gegevens omgaan.

Leden wisselen ook onderling op eigen initiatief en verantwoordelijkheid persoonsgegevens uit zoals in de Whatsapp groep en met foto’s van evenementen. Dat valt buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging Tyros.

2. De informatie die Tyros vraagt van geïnteresseerden

Personen die via het contactformulier een vraag stellen geven als informatie de naam en het e-mail adres. Die gegevens worden alleen gebruikt voor het beantwoorden van de gestelde vraag en worden niet bewaard op de server van de website.

3. De informatie die Tyros vraagt voorafgaand aan een proefduik

Voorafgaand aan een proefduik tekent de introducee een formulier onder vermelding van de naam, leeftijd en handtekening. Bij personen jonger dan 18 tekent ook de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

4. De informatie die Tyros vraagt van haar (aspirant)leden

Tyros vraagt bij de start van het lidmaatschap de noodzakelijke informatie. Dat is:

  • Persoonlijk: naam {voornaam tussenvoegsel achternaam}, geboortedatum, geslacht;
  • Adres {straat nummer woonplaats postcode en land};
  • Contactgegevens {telefoon en e-mail};
  • Brevettering en gevolgde specialties.

In de ledenlijst worden ook opgenomen:

  • Startdatum lidmaatschap;
  • Logboeknummer NOB;
  • Rollen en functies in de vereniging;
  • Specialties gevolgd na lid worden;
  • Buddy van het jaar.

Er zijn geen bijzondere persoonsgegevens. Om die reden wordt voor de opslag niet toegepast: encryptie, twee factor authenticatie of wachtwoordbeveiliging op het bestand.

5. Het gebruik van de door de (aspirant)leden gegeven informatie

De persoonlijke en contact gegevens worden gebruikt om:

  • informatie op te sturen zoals de buddylijn, nieuwsbrief en stukken voor vergaderingen (ALV, bestuur, commissies);
  • vastleggen van de rollen en functies t.b.v. de interne organisatie en afstemming;
  • contact op te nemen over verenigingszaken door dagelijks bestuur en voorzitters van commissies;
  • activiteiten te organiseren voor leden;
  • een verjaardagskaart en een lief en leed kaartje te sturen conform protocol.

Bij leden jonger dan 18 jaar vragen wij toestemming aan ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Wij nemen op verzoek dan ook de contactgegevens van deze vertegenwoordiger op in de ledenlijst. De vertegenwoordiger ontvangt geen buddylijn maar op verzoek wel een nieuwsbrief.

De ledenlijst wordt gedeeld met de bestuursleden en de voorzitters van de commissies. Het zijn vertrouwelijke gegevens en worden alleen gebruikt voor verenigingsdoelen en worden niet met derden gedeeld.

Tyros deelt het noodzakelijke deel van de informatie met derden:

  • De NOB om het lid aan te melden;
  • De drukker voor het verzenden van de buddylijn.

Het lid is na aanmelding verzekerd en krijgt eenmalig een welkomstpakket en periodiek een magazine van de NOB. Met NOB is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De drukker (op dit moment Editoo) heeft de algemene voorwaarden aangepast. Zij garandeert verwerking conform de AVG en het nakomen van de meldplicht van (mogelijke) datalekken.

Tyros deelt zonder toestemming van het lid geen gegevens met andere partijen.

6. Bestuur en voorzitters van commissies

De bestuursleden en de voorzitters van de commissie leveren bij het aanvaarden van hun functie een foto en een korte tekst aan. Die informatie wordt opgenomen in het introductieboekje voor (aspirant)leden en op de website. Zij geven daarvoor toestemming door aanlevering.

7. Opleidingen

Gedurende de opleiding is er een logboek van de vorderingen van de cursisten. Toegang tot die gegevens is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord en is alleen toegankelijk voor de instructeurs van OSV-Tyros.

8. De website

Tyros heeft een eigen website http://www.tyros-osv.nl met:

  • algemene informatie zonder toegangsbeveiliging;
  • de uitgebreide agenda die is afgeschermd met één code voor iedereen, de agenda bevat geen persoonsgegevens;
  • het forum afgeschermd middels gebruikersnaam en wachtwoord.

Op de server worden gegevens bewaard van uw bezoek (het IP-adres, de gegevens van de browser en de bezochte pagina(s). Die worden gebruikt voor het onderzoeken en oplossen van incidenten in de werking van de website. Na een maand worden de gegevens automatisch verwijderd.

9. Social media

De besloten Facebook groep van Tyros is op eigen verzoek toegankelijk voor leden en voor een beperkt aantal anderen ter beoordeling aan het bestuur.

Bij deelname gaan de leden akkoord met de voorwaarden zoals beschreven in de groep.

10. De financiële administratie

Tyros heeft een bankrekening. De administratie bij de bank bevat het bankrekeningnummer van de leden. De toegang daartoe is beperkt tot de penningmeester en een van de andere bestuursleden die zijn plaatsvervanger is.

11. Opslag van gegevens

Tyros heeft geen eigen kantoor, computerapparatuur of netwerk.

Bestuursleden en voorzitters van commissies tekenen een geheimhoudingsverklaring waarin ook opgenomen een verklaring dat apparatuur afdoende is beveiligd door een toegangscode, een ondersteund OS en een virusscanner. Bij voorkeur is ook de Android telefoon voorzien van een virusscanner als daarop de mail met gegevens wordt ontvangen.

12. Gegevens verwijderen

De mail met een vraag om informatie, de proefduikformulieren en de inschrijfformulieren worden door de secretaris beheerd en bewaard als naslag voor de controle op mutaties bij de NOB. Uiterlijk bij overdracht aan de opvolger wordt geschoond.

  • Bestuursleden en voorzitters van de commissies
    Van de drie bestuursleden en de voorzitters van de commissies staan specifieke gegevens in de ledenlijst en op de website. Die gegevens worden verwijderd bij het aftreden of vertrekt van de functionaris.
  • Lid van een commissie
    Van deze personen staan specifieke gegevens in de ledenlijst. Die worden verwijderd bij vertrek uit de commissie.
  • Gewoon lid
    De gegevens van een uitgeschreven lid worden bewaard in een afzonderlijk deel van de ledenlijst t.b.v. het kunnen uitnodigen van een uitgeschreven lid voor een komend verenigingsjubileum tenzij het lid is overleden of vraagt om al zijn gegevens te wissen
  • Ledenlijst
    De ontvangers van de ledenlijst wissen de vorige versie van de ledenlijst bij ontvangst van de nieuwe. De actuele versie is in beheer bij de secretaris.
  • Opleidingen
    Het logboek van de opleidingen wordt na het beëindigen van de opleiding verwijderd.

13. Vragen en opmerkingen

Leden kunnen een duidelijk schriftelijk verzoek indienen via info@tyros-osv.nl voor:

  • het niet ontvangen van de nieuwsbrief en of de buddylijn;
  • vragen over de privacyverklaring, het raadplegen of corrigeren van gegevens;
  • het verwijderen van hun gegevens uit de ledenlijst.